¶ Aidoo Automat
Der Aidoo-Automat automatiserte den SEPA-Einzug, die Verarbeitung der Rücklastschriften und das Mahnwesen inklusive der Inkasso-Abgabe. Dabei übernimmt der Aidoo-Automat folgende Aufgaben:
- Automatisierte Durchführung und Abgabe der SEPA Einzüge
SEPA-Einzüge werden automatisiert durchgeführt und die XML-Dateien an die Bank per EBICS-
Schnittstellean übertragen - Automatisierte Verarbeitung von Rücklastschriften
Nach der "xten" Rücklastschrift kann automatisch eine SEPA-Sperre (und damit auch Zutrittsperre
eingestellt werden)
Für eine Rücklastschrift können pauschale Bearbeitungsgebühren eingestellt werden.
Nach jeder Rücklastschrift kann direkt eine Mahnung durchgeführt werden.
Mitglieder können per E-Mail darüber informiert werden, wenn eine Rücklastschrift verarbeitet
wurde. Beim setzen der SEPA-Sperre kann auch eine entsprechende E-Mail versendet werden. - Automatisierte Datenüberprüfung
Die Bankverbindungsdaten werden vom Automat regelmäßig geprüft. Bei Problemen werden ein oder
mehrere Mitarbeiter per E-Mail informiert.
Es ist möglich das Mitglied selbst per E-Mail zu informieren, damit das Mitglied die
Bankverbindungsdaten im Onlineportal selber anpasst. - Automatisierter Mahnlauf
Der Automat kann regelmäßig die Mahnungen durchführen und ab Stufe x die offenen Posten an ein
Inkassounternehmen übergeben. - Automatisiertes Inkasso
Hierbei werden die anstehenden Inkasso-Fälle an das Inkasso-Unternehmen automatisch übergeben. - Protokollierung der Aufgaben
Der Automat führt ein ausführliches Protokoll, das jederzeit in der Manage eingesehen werden kann.
Das Protokoll kann auf Wunsch jeden Abend an einen oder mehrere Mitarbeiter per E-Mail versendet
werden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Automat läuft und die richtigen Aufgaben erledigt.
¶ Zusammenfassungs-E-Mail
Der Automat sendet täglich eine Zusammenfassungs-E-Mail an ausgewählte Benutzer.
Dafür kann auch eingestellt werden, dass die Übersichten der durchgeführten Lasteinzüg als XLSX-Datei in der E-Mail als Anhang mitgesendet werden soll:
¶ Zurücksetzen der Mahnstati
Bei den Mahnungen kann eingestellt werden, dass vor einem Mahnlauf der Mahnstatus zurückgesetzt wird, dazu müssen folgende Bedigungen zutreffen
a) Die letzte Buchung des Mitglieds muss X (einstellbar) Tage zurückliegen (RLS sollen damit ausgeschlossen werden)
b) Es liegt keine Mahnsperre vor
c) Entweder sind alle Mahnungen vollständig bezahlt, oder es gibt keine Mahnungen und es ist nichts offen.
¶ Abgabe an Inkasso
Bzgl. der Abgabe an Inkasso kann eingestellt werden, dass ausschließlich bis "Heute" fällige Posten abgegeben werden.
¶ Inaktiver Automat
Sollte es mal passieren, dass der Automat inaktiv ist, zum Beispiel, weil der Rechner, auf dem der Automat läuft, ausgestellt wurde.
Dann wird eine Push-Notification in die Manage Mobile gesendet, diese Nachricht wird dann alle 12 Stunden wiederholt.